In veel teams gebruikt iemand AI voor een tekst, een overzicht of een eerste analyse. Dat gebeurt vaak op verschillende manieren. De ene collega voegt bestanden toe, de andere kopieert een stuk tekst en een derde heeft een vaste instructie gemaakt. Zodra resultaten worden gedeeld, komen er vragen bij: welke informatie is gebruikt, wat is nagekeken en wie werkt de aanpak bij?
Je kunt die afspraken bespreken aan de hand van een taak die al voorkomt. Hieronder nemen we als voorbeeld een team dat vragen van klanten voorbereidt voor een inhoudelijk medewerker. Dezelfde vragen spelen bij overlegnotities, dossieroverzichten en interne rapportages.
Welke taken je bespreekt
Vraag collega’s welk werk zij met AI proberen en laat een voorbeeld zien. Een lijst met tools vertelt weinig over het werk zelf. Een conceptantwoord op een klantvraag laat zien welke informatie nodig was, wat AI heeft toegevoegd en waar iemand nog moest ingrijpen.
Bespreek ook een resultaat dat tegenviel. Misschien maakte AI een nette uitleg van een oude regeling. Misschien leek het antwoord compleet, maar was een vraag over een bijzondere situatie overgeslagen. Zulke voorbeelden helpen om de grenzen van de taak te begrijpen. Ze geven een concreet begin voor afspraken die anders erg algemeen blijven.
Kies vervolgens welke toepassing je samen wilt bekijken. Bij het klantteam kan dat zijn: een conceptantwoord voorbereiden met behulp van de actuele productinformatie. De medewerker blijft degene die de vraag beoordeelt en het antwoord verstuurt. Door het eindpunt te benoemen, weten collega’s welk deel van hun werk ze bespreken.
Toegang en informatie
Leg vast welke omgeving voor de taak is toegestaan en welke informatie daar gebruikt mag worden. Maak dat herkenbaar voor de mensen die het werk doen. Een collega moet bijvoorbeeld kunnen zien of een bijlage uit het klantdossier in deze toepassing thuishoort en waar een vraag over die keuze terechtkan.
Toegang tot een tool en toegang tot de juiste bron zijn twee aparte zaken. Als iedereen de toepassing heeft maar de actuele productinformatie niet kan vinden, ontstaat er alsnog onduidelijkheid. Een gedeeld bronoverzicht kan de titel, versie en plek van de informatie bevatten. Zo hoeft iedere gebruiker dat niet opnieuw uit te zoeken.
Spreek af wat gebeurt als een bron ontbreekt of niet bereikbaar is. In het voorbeeld blijft het concept dan onvolledig en vermeldt de medewerker welk onderdeel nog moet worden opgezocht. AI krijgt geen opdracht om het ontbrekende antwoord aannemelijk te maken. Daarmee blijft de open vraag zichtbaar tot iemand haar kan beantwoorden.
Wat je nakijkt
Beschrijf een paar punten waaraan een bruikbaar resultaat moet voldoen. Bij het conceptantwoord zijn dat bijvoorbeeld: alle vragen zijn behandeld, bedragen en voorwaarden passen bij de juiste versie en een uitzondering is als uitzondering benoemd. Een vriendelijke toon kan daarnaast helpen, maar zegt nog weinig over de inhoud.
Laat bij de instructie één goed voorbeeld zien, met de informatie waarop het antwoord is gebaseerd. Bewaar ook een voorbeeld van een belangrijke fout. Een bedrag dat uit een oude prijslijst komt, vraagt om een andere correctie dan een onduidelijk geformuleerde zin. Het maakt uit welk probleem de reviewer moet kunnen herkennen.
De medewerker heeft daarvoor toegang tot de oorspronkelijke informatie nodig. Spreek ook af hoeveel ruimte er is om een twijfelgeval uit te zoeken. Als iemand het concept alleen snel kan lezen zonder de voorwaarden te bekijken, is de controle beperkt. Bij een onduidelijk antwoord kan de volgende stap zijn om de specialist erbij te halen.
Wie het bijhoudt
Wijs iemand aan die de werkwijze inhoudelijk bijhoudt. Die persoon verzamelt correcties en kan beoordelen of het voorbeeld nog past bij het werk. Het is handig om daarnaast te weten wie toegang, koppelingen of technische fouten kan oplossen. Een verouderde voorwaarde en een kapotte verbinding vragen om verschillende hulp.
Bewaar de instructie, het bronoverzicht en de voorbeelden op een plek waar het team ze kan vinden. Geef aan welke versie wordt gebruikt. Als een collega een betere aanpak heeft, kan die als voorstel worden toegevoegd. De inhoudelijke eigenaar bekijkt dan of de verandering ook voor andere gevallen bruikbaar is.
Zo voorkom je dat iedere collega ongemerkt een eigen versie onderhoudt. Er blijft ruimte om iets te proberen, terwijl duidelijk is welke werkwijze gezamenlijk is afgesproken. Een aanpassing hoeft niet groot te zijn: een extra voorbeeld van een uitzonderingssituatie kan al veel onduidelijkheid wegnemen.
Van fouten leren
Maak het makkelijk om een fout concreet te melden. ‘AI werkt hier niet’ is lastig op te volgen. ‘In deze vraag wordt de oude levertijd gebruikt, hoewel de nieuwe bron is toegevoegd’ vertelt waar je kunt beginnen. Bewaar bij zo’n melding de relevante invoer, het resultaat en de correctie op een toegestane plek.
Bekijk daarna waar het probleem ontstond. Was de bron onduidelijk? Ontbrak de uitzondering in de opdracht? Had de medewerker geen toegang tot het juiste bestand? Een fout hoeft niet altijd met meer tekst in de prompt te worden opgelost. Soms moet de bronplek of de overdracht worden aangepast.
Probeer een wijziging opnieuw met het mislukte geval én met een eerder goed geval. Zo zie je of de correctie helpt zonder een andere vraag slechter te behandelen. Voor een terugkerende taak bouw je daarmee een kleine verzameling op waarmee je veranderingen kunt beoordelen.
Wat mensen nodig hebben
Vraag wat collega’s nodig hebben om met de afgesproken taak te werken. Iemand kan goed zien of een antwoord klopt, maar nog hulp nodig hebben bij het toevoegen van context. Een ander kan snel opdrachten maken, maar weet nog onvoldoende van de uitzonderingen in de productinformatie. Die verschillen worden zichtbaar wanneer je samen naar een uitvoering kijkt.
Laat een ervaren collega het hele werk voordoen, inclusief zoeken, twijfel en herstel. Geef anderen daarna gelegenheid om de taak zelf te proberen. Hun vragen laten zien welke uitleg in het gedeelde voorbeeld ontbreekt. Een werkwijze die alleen door de maker wordt begrepen, vraagt nog om verduidelijking.
Bespreek na enkele uitvoeringen of het werk werkelijk helpt. Kijk naar voorbereiding, inhoudelijke controle, herstel en overdracht. Het aantal geopende chats is daarvoor geen goede vervanging. Je wilt weten of de medewerker een bruikbaar concept krijgt en of de klantvraag volledig wordt behandeld.
Kort vastleggen
De afspraken kunnen op één pagina passen. Begin met de taak en het eindpunt. Vermeld de toegestane omgeving, de actuele bronnen, de inhoudelijke beoordelaar en de plek waar correcties worden verzameld. Voeg een voorbeeld toe dat iemand kan gebruiken om de aanpak te begrijpen.
Taak: een conceptantwoord op een klantvraag voorbereiden. Invoer: de vraag en de afgesproken actuele productinformatie. Uitkomst: alle deelvragen behandeld, met open punten apart vermeld. Controle: de inhoudelijk medewerker bekijkt voorwaarden en uitzonderingen. Vervolg: de medewerker past het antwoord aan en verstuurt het zelf. Bijhouden: correcties gaan naar de eigenaar van het gedeelde voorbeeld.
Werk de pagina bij als de taak of de bronnen veranderen. Een kort overzicht dat mensen gebruiken, helpt meer dan een uitgebreide afspraak die losstaat van het werk. Meer over het vergelijken van voorbeelden lees je in Een eerste AI-test.
Quickmouse · Uitleg en voorbeelden · Bijgewerkt op 11 oktober 2026.
Terug naar AI Classroom