Een collega maakt met AI een eerste versie van een verslag. Een ander gebruikt het om een dossier te ordenen. Die losse ervaringen kunnen nuttig zijn, maar vertellen nog weinig over de afspraken die het team nodig heeft. Wie mag welke informatie gebruiken? Welke uitkomst moet beter worden? En wie kan de werkwijze aanpassen als het resultaat tegenvalt?
De keuze begint bij herkenbaar werk. Hieronder kijken we naar een fictief team dat iedere week aanvragen overdraagt. De voorbeelden helpen om de vragen concreet te maken.
Het werk begrijpen
Stel dat een aanvraag door drie mensen wordt behandeld. De eerste neemt de vraag aan, de tweede verzamelt gegevens en de derde beoordeelt of de aanvraag klaar is voor verwerking. Het team wil sneller werken. Je kunt dan beginnen met een AI-samenvatting, maar eerst wil je weten waar de tijd nu heen gaat.
Misschien kost het schrijven maar een paar minuten en ligt een aanvraag vooral stil omdat een document ontbreekt. Misschien moet de beoordelaar steeds terugvragen welke versie is gebruikt. Of de aanvraag bevat alle gegevens, maar niemand weet wie de volgende stap oppakt. Dat zijn verschillende problemen, die om verschillende veranderingen vragen.
Volg daarom een paar recente aanvragen van ontvangst tot afronding. Bekijk de bestanden die mensen werkelijk gebruiken en vraag waar zij moeten zoeken, wachten of herstellen. Een eenvoudig overzicht van die stappen is vaak al genoeg om een eerste gesprek te voeren. Het gaat om de normale werkwijze, inclusief de kleine omwegen die niet in de procesbeschrijving staan.
Wat er al gebeurt
Breng bestaande AI-ervaringen bij elkaar. Vraag collega’s om één bruikbaar resultaat en één resultaat dat ze hebben moeten corrigeren. Het voorbeeld vertelt meer dan alleen de naam van de gebruikte tool. Je ziet welke informatie nodig was, wat iemand zelf nog deed en of een volgende collega ermee verder kon.
Houd drie vragen apart: kunnen mensen met AI werken, weten zij wat in hun werk is toegestaan en gebruiken zij het ook in een terugkerende taak? Een team kan veel kennis hebben terwijl toegang of toestemming onduidelijk blijft. Het kan ook duidelijke afspraken hebben, terwijl nog niemand een geschikte taak heeft gevonden.
Daarmee wordt de volgende keuze concreter. De ene collega heeft hulp nodig bij het beoordelen van een antwoord. Een andere wacht op toegang tot een bron. Een derde heeft al iets bruikbaars gemaakt, maar krijgt de overdracht naar het team niet geregeld. Die situaties vragen om verschillende soorten ondersteuning.
Een uitkomst kiezen
Beschrijf wat aan het einde van de taak beter moet zijn. Voor het aanvraagteam kan dat betekenen dat de beoordelaar een compleet dossier krijgt, met ontbrekende onderdelen zichtbaar. ‘Meer AI gebruiken’ geeft hiervoor weinig richting. ‘Minder dossiers terugsturen vanwege ontbrekende informatie’ maakt duidelijk waar je naar kijkt.
Kies vervolgens een afgebakend stuk werk. Je kunt AI bijvoorbeeld een conceptoverzicht laten maken uit de aanvraag en twee bijlagen. De beoordeling blijft bij de collega die de aanvraag inhoudelijk kent. Zo kun je onderzoeken of de voorbereiding helpt, zonder tegelijk iedere stap in het proces te veranderen.
Bepaal vooraf wat een goed overzicht bevat. In dit voorbeeld zijn dat de vraag, de gebruikte bestanden, ontbrekende gegevens en punten die niet met elkaar overeenkomen. Geef ook een voorbeeld dat de beoordelaar bruikbaar vindt. Daarmee wordt de kwaliteitsgrens zichtbaar voor de mensen die de opdracht maken én voor de toepassing.
Ruimte om te proberen
De betrokken mensen moeten de gekozen taak kunnen uitvoeren. Dat betekent toegang tot de afgesproken tools en bronnen, tijd om het resultaat te bekijken en duidelijkheid over welke aanpassingen zij mogen voorstellen. Een algemene oproep om te experimenteren helpt weinig als voor ieder klein onderdeel opnieuw onduidelijkheid ontstaat.
Maak bijvoorbeeld een werkafspraak voor de eerste ronde: collega’s mogen met een toegestane kopie van het bronpakket een conceptoverzicht maken. De inhoudelijke beoordeling gebeurt op dezelfde manier als bij de gewone aanvraag. Een ontbrekende bron wordt als ontbrekend gemeld. Nieuwe afspraken worden eerst besproken voordat ze in de werkwijze terechtkomen.
Vraag ook wat er gebeurt als iemand een verbetering vindt. Mag die collega het voorbeeld delen? Wie kan de instructie bijwerken? Wie bekijkt een voorstel om een overdracht anders te organiseren? Zo krijgt het team een route om verder te leren. Het voorkomt dat een bruikbare oplossing alleen in het account van één enthousiast persoon blijft zitten.
Beoordelen en bijhouden
Wijs iemand aan die de taak en de uitzonderingen kent. Deze persoon hoeft niet alles zelf te bouwen, maar moet kunnen beoordelen of de uitkomst past bij het werk. Spreek daarnaast af wie de technische inrichting beheert. Als een bronverbinding uitvalt, is dat een andere vraag dan een inhoudelijk onvolledig overzicht.
Beoordeling kost aandacht. De beoordelaar moet bij de oorspronkelijke informatie kunnen en genoeg tijd hebben om twijfelpunten na te lopen. Alleen een knop met ‘akkoord’ toevoegen zegt nog weinig over de kwaliteit van die controle. Vraag daarom hoe een fout er in deze taak uitziet en welke informatie nodig is om hem te herkennen.
Leg terugkerende correcties vast op de plek waar de werkwijze wordt bijgehouden. Een afspraak over de actuele bron hoort bij het bronoverzicht. Een ontbrekend veld hoort bij de invoer. Een onduidelijke formulering kan een aanpassing van het voorbeeld vragen. Door de oorzaak te benoemen, blijft de instructie begrijpelijk.
Een eerste ronde bekijken
Vergelijk de complete taak met de bestaande werkwijze. Tel voorbereiding, controle, herstel en overdracht mee. In een fictieve ronde kan het maken van een overzicht veel sneller gaan, terwijl het nalopen van onduidelijke verwijzingen juist langer duurt. Die extra tijd hoort bij de uitkomst van de proef.
Bewaar enkele voorbeelden met de gebruikte invoer, het concept en de opmerkingen van de beoordelaar. Kijk daarna of dezelfde problemen terugkomen. Werkt de aanpak alleen met de persoon die hem heeft bedacht, of kan een gewone collega er met dezelfde uitleg ook mee werken? Dat verschil bepaalt welke ondersteuning of verduidelijking nog nodig is.
De eerste ronde kan leiden tot aanpassen, verder proberen of stoppen. Een onbruikbare proef is ook informatie: misschien zat het probleem in de gegevens, de taakkeuze of de plek van de controle. Je hoeft een eerste keuze niet te verdedigen omdat er al tijd in is gestoken. Meer over het opzetten van zo’n ronde lees je bij Een eerste AI-test.
Quickmouse · Uitleg en voorbeelden · Bijgewerkt op 11 oktober 2026.
Terug naar AI Classroom